Por Francisco Larez, VP de Progress para Latinoamérica

En el mundo de la tecnología muchos acusan a las firmas de abogados de ser las más reacias a la innovación digital. Las películas suelen mostrarlos en oficinas rodeados de pilas de papeles en el escritorio y presentando escritos a los juzgados también de manera analógica. A veces puede resultar exagerado, pero la mayoría de las veces, no.

Una parte de esa actitud analógica se explica desde el temor por los datos. Al trabajar con documentos confidenciales, uno de los principales riesgos es que el envío de la información por correo electrónico o el almacenamiento digital sufra grietas. Por eso la seguridad es tan necesaria.

En Estados Unidos, donde la implementación de la tecnología está más avanzada que en Latinoamérica, se registró que sólo el 68% de los estudios jurídicos utiliza contraseñas obligatorias y el 24% cuenta con herramientas de gestión de contraseñas, según un informe de la American Bar Association, un colegio de abogados de Estados Unidos.

Con poca inversión en las áreas de IT o de incorporación de herramientas que garanticen la seguridad, muchas firmas utilizan casillas de correos electrónicos gratuitos, potencialmente vulnerables. De esta manera, con que un hacker combine el usuario y la contraseña correctamente es suficiente para acceder a contenido sensible. Estos ataques se suelen hacer a través de phishing y se pueden evitar con autenticación multifactor, soluciones encriptadas o programas específicos, entre otras alternativas.

La negligencia tiene resultados graves, que se reflejan en otro informe de la American Bar Association: el 29% de los estudios jurídicos tuvo violaciones de seguridad y 1 de cada 5 no sabían si lo habían sufrido en 2020.

Con este escenario, algunos prefieren volver al papel. Pero ya es tarde. Los tiempos de trabajo en casa por la pandemia obligaron a los abogados a actualizarse. La digitalización es tan lenta en el rubro, que en 2017, Frank Urbanic se jactaba de ser el único abogado de defensa criminal de Oklahoma cuya firma estaba diseñada para la capacidad del celular. “Nunca más le diré a mis clientes que no hablaré de su caso hasta que llegue a la oficina”, decía orgulloso en aquel entonces sobre algo que hoy es habitual.

Los sistemas anticuados de archivo de datos, el desaprovechamiento de las bases de datos y el exceso de tareas que se elaboran a mano son problemas estructurales que todavía no tienen solución y acompañan a los abogados en esta transición.

El estudio Stephenson Harwood, con sede en Londres, tuvo que desarrollar una estructura para mantener conectados a sus más de 150 socios y 1000 empleados de todo el mundo. Además de su presencia en Europa, abrieron oficinas en África, Asia, América Latina y Oriente Medio. El papel no era logísticamente posible y el envío de correos electrónicos significaba un riesgo para la confidencialidad de la información.

Finalmente, accedieron al software Managed File Transfer, que garantiza el envío de datos cifrados para proveedores y socios globales. ¿Cómo funciona? Los archivos se envían a través de un flujo de trabajo de transferencia segura, la solución MFT encripta el archivo y al enviar el e-mail queda alojada en una carpeta monitoreada. Cuando el destinatario lo recibe, se desencripta, abandona el servidor y estos movimientos quedan auditados. La rápida iniciativa de Stephenson Harwood hace algunos años lo posiciona como un estudio referente.En un mundo cada vez más global y digital, la aplicación de las tecnologías para la seguridad ya no es una alternativa, sino una obligación. Incluso, para los abogados.